| |
הכנו עבורכם מדריך לבחירת תוכנת מסופונים.
המדריך מתבסס על נסיונה העשיר של חברתנו, חברת אקזקיוטק פתרונות תוכנה, בתחום פיתוח
תוכנות עסקיות למיניהן (תוכנה למסופונים ניידת טריניטי ותוכנת ה-ERP אולימפוס).
בבואנו לבחור תוכנה ניידת למחשוב אנשי שטח, או לשדרג תוכנה קיימת, עלינו לשים דגש על מספר נושאים. להלן תמצית הנושאים והדגשים בתהליך בחירת תוכנה ניידת:
| |
תמיכה בתהליכים עסקיים
גמישות התוכנה לשינויים עתידיים
אינטגרציה עם התוכנה הארגונית ה- ERP
רקע מקצועי של בית התוכנה
בחירת החומרה: מסופון, מחשב כף יד
לוח זמנים ליישום
הטמעה, הדרכה והפעלת המערכת
עלויות התוכנה, החומרה, ההטמעה והשירות |
|
תמיכה בתהליכים עסקיים
בכל ארגון המעוניין למחשב את אנשי השטח באמצעות תוכנת מסופונים ניידת, קיימים תהליכים עסקיים הנהוגים בו. התהליכים העסקיים כוללים את הפעילויות, הטפסים, הרישומים והבקרה כפי שנהוגים בחברה. בטרם בחירת מערכת המסופונים יש לוודא האם התוכנה הניידת המוצעת תומכת בכל התהליכים הללו. לדוגמא אם מדובר בסוכני שטח אשר מוכרים מוצרים בשיטת van sale יש לבחון אם התוכנה מבצעת את הפעילויות הבאות: קביעת "סדר יום" לסוכן, ניהול מלאי דינאמי של הסוכן והמרכז, הפקת תעודות משלוח וחשבוניות, ניהול מחירונים לפי לקוחות,
בדיקת אובליגו ואשראי מאושר,הדפסת מסמכים בשטח, בדיקת עמידה ביעדים, תצוגת מיקום הסוכן על המפה ועוד. כמו כן יש לוודא כי תוכנת המסופונים מסנכרנת ביעילות נתונים עם התוכנה הארגונית ERP . בנוסף חשוב לוודא כי יש לתוכנה עמדת ניהול במטה החברה שתפקידה להציג "אתר ניהולי" המציג באופן אוטומטי ושוטף את כל האירועים בשטח, תוך הדגשת חריגים בעת התרחשותם. יש לוודא שהתוכנה יציבה ואמינה, מתגברת על תקלות ושיבושים בציוד, פועלת בצורה ידידותית וקלה לתפעול, שמהירות פעולתה על קבצים רחבי היקף משביעה רצון, וכי ניתן לשדרג גרסאות באמצעות האינטרנט.
גמישות התוכנה לשינויים עתידיים
אחת התכונות החשובות של כל תוכנה היא מידת גמישותה לשינויים ולצרכים עתידיים. בשלב בחירת התוכנה קשה לנו לנבא את צרכינו העתידיים ואת מידת גמישותה של התוכנה לשינויים. לכן מומלץ לדמות שינויים ולבדוק את מהירות יישומם בתוכנה. בנוסף יש לבחון אם התוכנה בנויה בטכנולוגיות WEB חדשות ומודרניות, מכילה מחולל מסכים גמיש וכלים נוספים המאפשרים שינויים והתאמת התוכנה ללא צורך בהשקעות גדולות בעתיד.
אינטגרציה עם התוכנה הארגונית ה- ERP
אחת הנקודות החשובות בבחירת תוכנת מסופונים ניידת היא מידת האינטגרציה שלה עם התוכנה הארגונית. יש לבחון האם תוכנת המסופונים מכילה "מנוע ממשקים" גמיש שבעזרתו ניתן לבצע ממשקים ל ERP הארגוני. אינטגרציה כזאת חייבת להיות יציבה, ולהקיף את כל המידע הנדרש לתמיכה בתהליכים העסקיים. הדבר מחייב שיתוף פעולה בין שני בתי התוכנה (במקרה של שני ספקים שונים) . מן הראוי לציין כי עדיף שאותו בית תוכנה יספק הן את תוכנת המסופונים והן את התוכנה הארגונית, אולם בשיתוף פעולה בין בתי התוכנה, ניתן לנטרל עדיפות זו. שלב חשוב בבחינת האינטגרציה הוא תאום טכני של תשתיות התקשורת, האינטרנט, השרתים וה Data base הנדרשים לשתי המערכות על מנת לפעול בהרמוניה וביציבות.
רקע מקצועי של בית התוכנה
הרקע המקצועי של בית התוכנה אמור להיות מדד חשוב בבחירת תוכנת מסופונים ניידת. רצוי לבדוק את הוותק של בית התוכנה וניסיונו, אופי לקוחותיו ומידת שביעות רצונם, תחומי התמחותו והרמה המקצועית של עובדיו.
בחירת החומרה: Smartphone / מסופון / מחשב כף יד
השוק מוצף בדגמים שונים של מסופונים, מחשבי כף יד וטלפונים סלולאריים חכמים. לשמחת המשתמשים, גם מכשירי ה- Smartphone מתחדשים בקצב מהיר. בבואנו לבחור תוכנת מסופונים ניידת, יש לבדוק את מערכת ההפעלה הנדרשת ולהתאים לה את הציוד אשר ישרת את אנשי השטח בצורה אמינה ויציבה. נקודות עיקריות לבדיקה: מערכת ההפעלה הנתמכת, קונפיגורציה מלאה של המסופון, עוצמת מעבד, גודל המסך, עוצמת הסוללה
וזמן הפעלתה. בנוסף חשוב לבדוק את סוג התקשורת הנדרש ליישום WiFi / Bluetooth / Infra-red / GPRS ואת חברת הסלולאר אשר תספק את התקשורת ב web. כמו כן יש לשקול את הצורך במסופון קשיח ואטום, עם או בלי קורא ברקוד, עם או בלי מצלמה, קישוריות למדפסת, משך אחריות היצרן ואת אופי ומהירות השירות הניתן.
רצוי לבחור מכשיר All in one שממנו ניתן לגלוש במהירות ולבצע את כל הנדרש מאיש השטח.
לוח זמנים ליישום
לאחר בחינת התוכנה, החומרה והאינטגרציה, יש לבדוק את לוח הזמנים לאספקה ולהפעלה של המערכת משולבת. בנוסף יש להקצות זמן להרצת פיילוט לבחינת המערכת על ידי המשתמשים בטרם הפעלתה על חומר חי בשטח.
הטמעה, הדרכה והפעלת המערכת
בעיקרון תוכנת מסופונים ניידת אמורה להיות ידידותית מאוד ופשוטה להפעלה על ידי משתמשים ללא רקע במחשבים. עם סיום ההכנות להפעלת המערכת יש לבחור נציג מן המשתמשים אשר יבחן ויפעיל את התוכנה בצורה ניסיונית לתקופה מוגבלת. בהמשך יש להדריך את המשתמשים, לקבל משוב על התוכנה, לממש ולהטמיע את הערותיהם וללוות את תפעול המערכת בשטח בימיה הראשונים.
עלויות התוכנה, החומרה, ההטמעה והשירות
את התשלום עבור תוכנת המסופונים הניידת רצוי לבחון בשני מסלולים חלופיים:
רכישה: רכישת זכות שימוש בתוכנה
השכרה: השכרת התוכנה במתכונת On Demand בתשלום שכירות חודשי.
בנוסף לעלויות התוכנה יש לבחון את עלויות ההתקנה, האינטגרציה, הפעלה והטמעה, ואת עלויות השירות לאחר תקופת האחריות. בצורה דומה ולפי אותם פרמטרים יש לבחון את עלויות החומרה. ישנם יצרנים המציעים את שני מסלולי התשלום הנ"ל ואחרים המציעים אופציה של רכישה בלבד.
לסיכום בחירת תוכנת ניידת לאנשי שטח, על אף חשיבותה הרבה לארגון יכולה להיות נכונה ומוצלחת אם נקפיד לבחון את כל הנקודות שציינו לעיל. קיצורי דרך בתהליך עלולים לגרום הפתעות בעתיד. לכן, מומלץ לבצע את תהליך הבחירה בצורה יסודית ומתועדת, תוך ביצוע השוואה ושקלול של כל אחד ממרכיבי הבחירה בין המציעים השונים.
ב ה צ ל ח ה !
|
|
